Інформація

про систему обліку документів, види інформації в Голосіївській районній в місті Києві державній адміністрації

Реєстрація документів в Голосіївській районній в місті Києві державній адміністрації здійснюється відповідно до Регламенту Голосіївської районної в місті Києві державної адміністрації та Інструкції з діловодства в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях.

Відділ організації діловодства та контролю Голосіївської районної в місті Києві державної адміністрації (далі-адміністрація) відповідно до покладених на нього завдань, забезпечує єдиний порядок діловодства і роботи з документами в адміністрації відповідно до Положення про відділ організації діловодства та контролю, Інструкції з діловодства, Регламенту адміністрації та інших нормативно-правових документів.

Вхідна службова кореспонденція, що надходить до адміністрації на ім’я голови першого заступника голови, заступника голови та керівника апарату адміністрації приймається і опрацьовується відділом організації діловодства та контролю адміністрації, в інформаційно-телекомунікаційній системі «Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва» на базі системи електронного діловодства «АСКОД» і в той же день передається на розгляд голові, першому заступнику голови, заступнику голови та керівнику апарату адміністрації згідно з розподілом обов’язків. Реєстрації підлягають закони України, акти та доручення Президента України, Акти та доручення Кабінету Міністрів України, постанови Верховної Ради України, рішення Київської міської ради, рішення колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), розпорядження Київського міського голови, розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), протокольні доручення голови Київської міської державної адміністрації, протокольні доручення першого заступника та заступників голови Київської міської державної адміністрації, протокольні доручення Департаментів (Головних управлінь) виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), окремі доручення голови Київської міської державної адміністрації, доручення голови Київської міської державної адміністрації, доручення першого заступника та заступників голови Київської міської державної адміністрації, листи від Департаментів (Головних управлінь) виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), запити і звернення народних депутатів України, депутатів Київської міської ради, документи, що надходять із органів прокуратури всіх рівнів та правоохоронних органів, розпорядження Голосіївської районної в місті Києві адміністрації, рішення колегій Голосіївської районної в місті Києві адміністрації, протоколи доручень громадських слухань, протоколи доручень апаратних нарад у голови Голосіївської районної в місті Києві державної адміністрації, доручення та окремі доручення голови Голосіївської районної в місті Києві державної адміністрації, запити на інформацію та листи від організацій, установ, підприємств. Термінові документи реєструються та передаються на розгляд негайно.

Реєстраційні дані обліку вхідних документів в системі електронного документообігу «АСКОД»:

кореспондент;

номер кореспондента та дата;

вхідний номер та дата реєстрації;

вид документа;

доставка;

архівна справа;

питання;

короткий зміст документа;

електронна копія документа;

контрольний термін;

хід виконання.

Передача документів на виконання в структурні підрозділи після розгляду головою адміністрації, першим заступником голови, заступникам голови та керівником апарату адміністрації здійснюється відповідно до затвердженого Порядку роботи з документами в інформаційно-телекомунікаційній системі «Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва» у виконавчому органі Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях на базі системи електронного діловодства «АСКОД».

Вхідна кореспонденція у структурних підрозділах адміністрації, які мають статус юридичної особи, а саме: у службі у справах дітей, управлінні праці та соціального захисту населення, відділі у справах сім`ї, молоді та спорту, управлінні будівництва та архітектури, управлінні охорони здоров’я, управлінні освіти, управлінні житлово-комунального господарства, управлінні культури, туризму та охорони культурної спадщини та фінансовому управління здійснюється на базі системи електронного діловодства «АСКОД».

Звернення громадян від фізичних осіб, які надходять до адміністрації на ім’я голови адміністрації, першого заступника голови, заступника голови та керівника апарату адміністрації, реєструються згідно з Законом України «Про звернення громадян» в інформаційно-телекомунікаційній системі «Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва» у виконавчому органі Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях на базі системи електронного діловодства «АСКОД». Звернення громадян, які надходять на ім’я начальників управлінь, служб, відділів, які мають статус юридичної особи реєструються у відповідних управліннях, службах, відділах.

Проекти вихідної кореспонденції за підписом голови адміністрації, першого заступника голови, заступника голови, керівника апарату погоджуються відповідно до вимог Регламенту з урахуванням особливостей, встановлених у Порядку роботи з документами в інформаційно-телекомунікаційній системі «Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва» у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях та технологічних картках, затверджених в установленому порядку.

Погодження проставляється на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша проекту документа. Якщо місця для візування на лицьовому боці недостатньо, допускається проставляння погодження на зворотному боці останнього аркуша документа. Погодження проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі. Для документів що опрацьовуються в електронній системі документообігу в інформаційно-телекомунікаційній системі «Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва» «АСКОД» погодження здійснюється накладанням електронного цифрового підпису.

Уся вихідна кореспонденція, яка формується на номерному бланку адміністрації готується у двох примірниках, підписується виключно керівництвом районної державної адміністрації в особі голови, першого заступника голови, заступника голови, керівника апарату реєструється, сканується оригінал документа та візи виконавців у відділі організації діловодства та контролю, що у подальшому додаються до реєстраційної картки у теку електронні копії документів (файли). Другий примірник листа передається головному виконавцю, який формуються у справи згідно з номенклатурою та зберігаються у структурному підрозділі.

Вихідна кореспонденція у структурних підрозділах адміністрації, які мають статус юридичної особи, а саме: у службі у справах дітей, управлінні праці та соціального захисту населення, відділі у справах сім`ї, молоді та спорту, управлінні будівництва та архітектури, управлінні охорони здоров’я, управлінні освіти, управлінні житлово-комунального господарства, управлінні культури, туризму та охорони культурної спадщини та фінансовому управління здійснюється на базі системи електронного діловодства «АСКОД».

Реєстраційні дані обліку вихідних документів в системі електронного діловодства «АСКОД»:

адресат;

реєстраційний номер та дата;

вид документа;

доставка;

архівна справа;

дата передачі;

за підписом;

підготував;

питання;

короткий зміст документа;

електронна копія документа.

Розпорядження Голосіївської районної в місті Києві державної адміністрації видаються у межах повноважень, визначених законодавством України.

Підготовлений та погоджений в установленому порядку проект розпорядження разом з іншими необхідними документами, розрахунком розсилки, підписаними розробником проекту розпорядження, направляється в інформаційно-телекомунікаційній системі «Єдиний інформаційний простір територіальної громади місті Києва» на базі системи електронного діловодства «АСКОД» останнім етапом через схему погодження до відділу організації діловодства та контролю апарату адміністрації для подальшого узгодження та видання.

Підписані головою адміністрації розпорядження реєструються відділом організації діловодства та контролю у системі електронного документообігу відповідно до Порядку роботи з документами в інформаційно-телекомунікаційній системі «Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва» у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях та технологічних картках, затверджених в установленому порядку, який забезпечує зняття необхідної кількості копій розпоряджень і відправлення їх зазначеним у розрахунку розсилки суб’єктам в установленому порядку.

Реєстраційні дані обліку розпоряджень Голосіївської районної в місті Києві державної адміністрації в системі електронного діловодства «АСКОД»:

реєстраційний номер та дата реєстрації;

вид документа;

архівна справа;

за підписом;

підготував;

короткий зміст документа;

електронна копія документа;

контрольний термін;

хід виконання.

Розпорядження Голосіївської районної в місті Києві державної адміністрації з особового складу, підписані головою адміністрації реєструються відділом управління персоналом в журналі реєстрації розпоряджень Голосіївської районної в місті Києві державної адміністрації з особового складу, а також на базі системи електронного діловодства «АСКОД».

Будь-яка інформація у Голосіївській районній в місті Києві державній адміністрації є відкритою, крім тієї, що віднесена законом до інформації з обмеженим доступом.

Інформацією з обмеженим доступом є конфіденційна, таємна та службова інформація.

Конфіденційна інформація – це інформація, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою, крім суб'єктів владних повноважень, та яка може поширюватися у визначеному ними порядку за їхнім бажанням відповідно до передбачених ними умов.

Таємна інформація – це інформація, яка містить державну, професійну, банківську таємницю, таємницю досудового розслідування та іншу передбачену законом таємницю.

Службова інформація - це інформація, що міститься в документах суб'єктів владних повноважень, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов’язані з розробкою напряму діяльності установи або здійсненням контрольних, наглядових функцій органами державної влади, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень, зібрана в процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни, яку не віднесено до державної таємниці.

Начальник відділу організації

діловодства та контролю                                                                                 Д. Криворучко